Los estudiantes de la Facultad de Ingeniería Mecánica (FIM) hemos sido los primeros en aprovechar los beneficios de la transformación digital en la UNI, convirtiéndose en la facultad modelo para comenzar el cambio de la digitalización dentro de la universidad.
La frase transformación digital es muy usada últimamente, más ahora dentro del contexto de la virtualidad que nos ha dejado la pandemia, pero la Facultad de Ingeniería Mecánica venía realizando este cambio hace varios años atrás, con la intención que todos los procesos que tenga la FIM se digitalice. A continuación, el Ingeniero Máximo Obregón encargado de la transformación digital, nos cuenta detalles de como se está logrando todo el proceso.
¿La facultad de mecánica fue la primera en dar el gran cambio a la transformación digital?
Sí, fuimos los pioneros en iniciar la transformación digital, si bien es cierto aún la transformación digital no se da en su totalidad, debido a la complejidad y restricciones que se presentan porque muchos procesos dependen de la administración Central. A pesar de todo ello, hemos logrado sistematizar más del 60% de los procesos internos de la Facultad y esto es gracias a la filosofía de las personas que están participando activamente en la transformación digital y seguimos sistematizando cada vez más procesos. Hace décadas atrás ya se habían realizado intentos por querer sistematizar algunos procesos, pero no se realizaban de manera integral, sino parcialmente y de manera aislada; por ejemplo, había un sistema para la comisión de horarios hecho en Visual Foxpro que sistematizaba el 60% de los procesos de esta comisión, pero de forma aislada, que funcionaba solo en una computadora y su manejo solo era conocido por algunos, actualmente en la intranet, tenemos un módulo que desarrolla el 100% de los procesos de la comisión de horarios, además que los miembros de la comisión pueden configurar los horarios remotamente cada uno desde su casa y en tiempo real la intranet genera automáticamente la guía de horario para estudiantes, se generan los horarios de los docentes y genera la carga académica con horarios para los departamentos, este módulo también tiene varios revisores automáticos que te verifican, cruce de horarios en docente o alumnos, errores en número de hora asignados a un curso de acuerdo a los planes de estudios vigentes, es decir el módulo se desenvuelve de una manera mas integral y en simultaneo para todos los usuarios que necesitan de la información de ese proceso.
¿Cuál ha sido uno de los mayores problemas para que no se haya podido realizar la transformación digital en la UNI?
Creo que el principal problema es que los sistemas informáticos son desarrollados por áreas de forma aislada e independiente, además que cada sistema es manejada por programadores y/o empresas que solo se enfocan en un proceso y usan herramientas de desarrollo que cada uno mejor maneja, pero no diseñan los sistemas de una manera integral, esto impide que los sistemas se comuniquen con fluidez, las tablas de datos se repiten en cada sistema, no se sincronizan, en consecuencia cada usuario tiene que tener decenas de cuentas para ingresar a cada sistema.
Tras la problemática mencionado anteriormente, ¿Qué medidas se han tomado?
Con la nueva gestión del doctor Javier Franco González en la Facultad de ingeniería mecánica se creó la oficina EARP (Planificación de recursos académicos y empresariales), cuyo objetivo es administrar todos los recursos TIC, así como también desarrollar la intranet EARPFIM con la intención de realizar la transformación digital de la FIM.
Cuéntenos un poco más sobre la oficina EARP
Tiene como objetivo desarrollar y realizar el mantenimiento del sistema integrado EARPFIM, así como también está encargado de administrar todos los recursos informáticos como el manejo del Aula Virtual FIM, manejo de la nube, cuentas de videoconferencia, página web entre otros. Con respecto al nombre fue inspirado en la denominación ERP que hace referencia a sistemas integrales que usan las empresas pero que actualmente se han extendido también a la parte educativa, integrando muchos procesos, en nuestro caso hemos adoptado la misma definición, pero le agregamos una “A” de “Académico” por el fin principal de la universidad que es formar académicamente a los estudiantes. Contamos con un equipo de trabajo muy sólido y joven, multidisciplinario como especialistas en manejo de Aula virtual, programadores y comunicación gráfica, los cuales no solamente desarrollan programas, sino que también se encargan de que los módulos sean utilizables, por ello, este equipo también brinda un acompañamiento personalizado para todos los docentes que lo requieran a través de una llamada y/o asistencia remota, así mismo se han desarrollado varias decenas de manuales para el manejo de los módulos.
¿Hubo trabas en el proceso?
Si, hubo trabas al inicio como las burocráticas, falta de acceso a la información administrada por la central y sobre todo la falta del cambio de pensamiento en la manera como se debe manejar los procesos dentro del contexto de la transformación digital, entonces no es nada fácil superar estas trabas. Pero, gracias a la gestión del decano, quién nos brindó todo su apoyo y quien planteó que esta transformación digital tenía que ser gradual, lo que se hizo desde un inicio es formar una estructura base sólida, robusta y sostenible, estas características ha permitido que los módulos sean escalables y actualizables, además esta estructura permite que sigamos agregando más módulos en diferentes líneas como por ejemplo, la matrícula y el proceso de casos especiales las cuales se han desarrollado en coordinación con los programadores de la OERAAE, actualmente todos los procesos que no dependen o tienen poca dependencia de la central se han sistematizado sin mayor problema, pero aun tenemos pendiente la sistematización de esos proceso que dependen mucho de la central.
Nos acaba de mencionar sobre unos módulos, explíquenos un poco en qué consiste estos
Esto es algo que nos ha diferenciado porque los sistemas que existen en el medio se orientan a ciertas líneas como académica, logística, económica, asistencia, control de documentos, pero de forma aislada y desarrolladas con diferentes tecnologías. En nuestro caso, tenemos un sistema centralizado de desarrollo propio, utilizando lenguajes de programación estándar y común, con una estructura robusta, capaz de contener todos los módulos de cualquier proceso, ubicado en una nube flexible lo cual nos permite brindar los servicios incluso cuando el campus de la universidad tiene corte de fluido eléctrico y/o de internet. En esta plataforma de desarrollo, hemos ido agregando los módulos de acuerdo a las necesidades de la facultad y dando la prioridad de acuerdo a la usabilidad y a la viabilidad, los módulos que tenemos son diversos y es toda una historia cada uno de ellos, por ejemplo, cuando se empezó uno de los primeros módulos que se desarrolló, fue pensado para los estudiantes con el tema de formar un “banco de exámenes” que luego se cambió de nombre a “Centro de Información”. Vimos que los alumnos a la hora de estudiar siempre buscaban sus prácticas y se iban a los servicios de fotocopiado de la facultad, pero para ellos era toda una inversión económica. Identificamos esta problemática y decidimos llevar todo este proceso a la digitalización, en este caso se crearon los módulos para que los docentes suban sus prácticas y solucionarios, como también módulos para que el personal de los departamentos académicos pueda verificar que los docentes estén subiendo sus exámenes, del mismo modo para que en el área de estadística puedan subir los exámenes de los docentes que no pudieron hacerlo; hasta ahí llegamos. Se iba a colocar módulos para los alumnos, pero se corría el riesgo de que por la cantidad de estudiantes puedan subir información indebida. Actualmente estamos organizando la actualización de la información con el Centro de estudiantes, así como también estamos gestionando acciones que permitan que también los docentes puedan subir sus prácticas y exámenes.
Respecto a la cantidad, ¿Qué oficinas hasta el momento están involucradas en el plan para la transformación digital?
Nuestro sistema ha sido organizado bajo una matriz de dos entradas, por un lado, los módulos que son casi 30 hasta el momento, y por otro lado tenemos los roles, que vienen a ser los alumnos, los docentes, directores de departamentos, etc. Se le asigna un grupo de módulos para cada rol de acuerdo a sus necesidades. Bajo esta explicación previa, no todos los módulos atienden a todas las oficinas, pero sí parcialmente a muchas de ellas, por lo menos estimaría un promedio de 15 oficinas que ya están usando nuestros módulos y en cada una hay varios usuarios como las secretarias y jefes. Tenemos módulos que nos ha tomado varios meses en desarrollarlo y otros solo semanas. Podemos mencionar algunos, como el modulo del Centro de Información, Tutoría FIM, Certificación digital con código QR, Asistencia docente, Asistencia alumnos, recuperación de clase, mensajería, matrícula, generador de horarios, casos especiales, foros, comisión de horarios, corrección de notas, entrega de actas, atención de reclamos, reclamo de reclamo, acceso directo al aula virtual, horario de clases tanto para docentes como alumnos, lista de alumnos en diferentes formatos, ficha de datos, avance curricular, prueba de entrada ABET, encuesta egresado según formato ABET, entre otros.
¿Cómo ha impactado la EARP en la matrícula?
Hay procesos que son netamente independientes pero hay otros procesos que son muy dependientes a la administración central de la universidad, cómo es el caso de la matrícula que tiene una serie de reglamentaciones que incluso le da facultades para que solamente la central lo hagan; entonces nosotros no podíamos hacer el módulo dentro del intranet, sin embargo por las constantes quejas por parte de los estudiantes en el proceso de matrícula, el consejo directivo de la FIM decidió que la matrícula del 2021-2 se realice desde la FIM, es por ello que con esta decisión se encargó a la OERAAE que desarrollen el módulo para la matrícula y se hizo, pero debemos tener en cuenta que los módulos no son mágicos, estos tienen que pasar por un proceso de mejora continua. El rendimiento del proceso de matrícula por ser la primera vez ha sido bastante óptima, los problemas se han reducido ligeramente respecto a lo que se hacía en ORCE, pero para mí es bastante, porque en realidad ya tenemos un módulo en la intranet, con el que podemos hacer la matrícula en la facultad y cuanto mas lo usemos, esta será mejorada en cada uso, todos nuestros módulos tienen esta característica que siempre están sometidas a mejora continua.
¿A qué tipo de beneficios va a acceder el estudiante con la transformación digital?
El alumno puede entrar y ver sus cursos matriculados, tiene un acceso directo al aula virtual, también disponen de un chat de conversación con los compañeros de su clase como un WhatsApp pero dentro del sistema. En el área de estadística se ha implementado muchos servicios, por ejemplo, las fichas académicas, fichas de depurado notas, avance curricular, orden de mérito y ahora también las fichas de asistencia. En el área de tutoría se ha activado el módulo de “tutoría”, donde el estudiante puede ver quién es su tutor y acceder a su información y puede validar el reporte del docente a través de una firma digital. También está el módulo de centro de información, así como el acceso a la biblioteca virtual de la Universidad donde pueden acceder a los libros que la biblioteca central dispone.
¿Cuál sería su meta respecto a la transformación digital?
Mi sueño es que el 100% de todos los procesos sean sistematizados, que con un solo clic se hagan todos los procesos. Que tanto docentes, estudiantes y personal administrativo, no perdamos tiempo en realizar trámites burocráticos donde incluso requieran de nuestra presencialidad, que lo único que hace es restar nuestro valioso tiempo que muy bien lo podemos emplear en otras cosas productivas o de descanso. Sé que es un poco difícil, pero no imposible. Por ejemplo el proceso de prueba de entrada, era un proceso que restaba mucho tiempo al docente, porque primero tenía que elaborar las pregunta, luego tenia que gestionar la impresión y utilizar un tiempo para realizar la prueba, otro tiempo para calificarlas y si al profesor le tocaba un aula de 60 alumnos, imagina el tiempo que le tomaría, luego tenía que elaborar un informe calculando cuadros estadísticos en porcentajes, además, todo este proceso lo tenía que hacer por especialidad, lo cual significa que el docente tenía que identificar en su aula que alumnos eran de que especialidad y finalmente tomarse otro tiempo para organizar toda esta información adjuntado evidencias de la nota más alta y más baja y enviar por correo a la oficina de acreditación, porque hacer tantos procesos manuales si todo ello se podía sistematizar aun solo clic y así se hizo, actualmente a través del módulo de prueba de entrada, el docente solo tiene que elaborar las preguntas con la solución respectiva y programar en el sistema la fecha y hora, y el resto de procesos lo hace el sistema automáticamente hasta el envío del informe automático a la oficina de acreditación. Este módulo tiene muchísimas opciones como el manejo de banco de preguntas que permite reutilizar la información de un ciclo a otro, facilitando aún más este proceso.
Otro módulo que se desarrolló y lo tenemos desde el inicio de la pandemia es la certificación digital, la cual se ha ido mejorando a través del método de la mejora continua, este módulo simplifica tremendamente los tiempos de procesamiento de los certificados que la facultad emite por los diversos eventos y cursos de extensión que se dan en la FIM, antiguamente las jefaturas tenían que firmar cientos de certificados, provocando que todo el proceso sea muy lento, tomando semanas para la elaboración y firmados de cada uno de los firmantes en el cartón, incluyendo la firma del decano, ahora todo ese proceso se hace con un solo clic, es 100% digital, usando el método de validación por código QR, las personas que son certificados obtienen su certificado en un link y en consecuencia lo reciben donde quieran que estén, incluso en el extranjero y en cualquier dispositivo, incluso en su celular, ya que el módulo puede enviar automáticamente a la cuenta de correo de la persona que obtiene el certificado.