{"id":38,"date":"2021-11-25T12:00:52","date_gmt":"2021-11-25T17:00:52","guid":{"rendered":"https:\/\/fim.uni.edu.pe\/noticias\/?p=38"},"modified":"2022-05-18T16:27:45","modified_gmt":"2022-05-18T21:27:45","slug":"la-facultad-de-ingenieria-mecanica-a-un-clic-del-cambio","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/fim.uni.edu.pe\/noticias\/tecnologia\/la-facultad-de-ingenieria-mecanica-a-un-clic-del-cambio\/","title":{"rendered":"La Facultad de Ingenier\u00eda Mec\u00e1nica a un clic del cambio"},"content":{"rendered":"

Los estudiantes de la Facultad de Ingenier\u00eda Mec\u00e1nica (FIM) hemos sido los primeros en aprovechar los beneficios de la transformaci\u00f3n digital en la UNI, convirti\u00e9ndose en la facultad modelo para comenzar el cambio de la digitalizaci\u00f3n dentro de la universidad.<\/strong><\/p>\n

La frase transformaci\u00f3n digital es muy usada \u00faltimamente, m\u00e1s ahora dentro del contexto de la virtualidad que nos ha dejado la pandemia, pero la Facultad de Ingenier\u00eda Mec\u00e1nica ven\u00eda realizando este cambio hace varios a\u00f1os atr\u00e1s, con la intenci\u00f3n que todos los procesos que tenga la FIM se digitalice. A continuaci\u00f3n, el Ingeniero M\u00e1ximo Obreg\u00f3n encargado de la transformaci\u00f3n digital, nos cuenta detalles de como se est\u00e1 logrando todo el proceso.<\/p>\n

\u00bfLa facultad de mec\u00e1nica fue la primera en dar el gran cambio a la transformaci\u00f3n digital?<\/strong><\/p>\n

S\u00ed, fuimos los pioneros en iniciar la transformaci\u00f3n digital, si bien es cierto a\u00fan la transformaci\u00f3n digital no se da en su totalidad, debido a la complejidad y restricciones que se presentan porque muchos procesos dependen de la administraci\u00f3n Central. A pesar de todo ello, hemos logrado sistematizar m\u00e1s del 60% de los procesos internos de la Facultad y esto es gracias a la filosof\u00eda de las personas que est\u00e1n participando activamente en la transformaci\u00f3n digital y seguimos sistematizando cada vez m\u00e1s procesos. Hace d\u00e9cadas atr\u00e1s ya se hab\u00edan realizado intentos por querer sistematizar algunos procesos, pero no se realizaban de manera integral, sino parcialmente y de manera aislada; por ejemplo, hab\u00eda un sistema para la comisi\u00f3n de horarios hecho en Visual Foxpro que sistematizaba el 60% de los procesos de esta comisi\u00f3n, pero de forma aislada, que funcionaba solo en una computadora y su manejo solo era conocido por algunos, actualmente en la intranet, tenemos un m\u00f3dulo que desarrolla el 100% de los procesos de la comisi\u00f3n de horarios, adem\u00e1s que los miembros de la comisi\u00f3n pueden configurar los horarios remotamente cada uno desde su casa y en tiempo real la intranet genera autom\u00e1ticamente la gu\u00eda de horario para estudiantes, se generan los horarios de los \u00a0docentes y genera la carga acad\u00e9mica con horarios para los departamentos, este m\u00f3dulo tambi\u00e9n tiene varios revisores autom\u00e1ticos que te verifican, cruce de horarios en docente o alumnos, errores en n\u00famero de hora asignados a un curso de acuerdo a los planes de estudios vigentes, es decir el m\u00f3dulo se desenvuelve de una manera mas integral y en simultaneo para todos los usuarios que necesitan de la informaci\u00f3n de ese proceso.<\/p>\n

\u00bfCu\u00e1l ha sido uno de los mayores problemas para que no se haya podido realizar la transformaci\u00f3n digital en la UNI<\/strong>?<\/p>\n

Creo que el principal\u00a0 problema es que los sistemas inform\u00e1ticos son desarrollados por \u00e1reas de forma aislada e independiente, adem\u00e1s que cada sistema es manejada por\u00a0 programadores y\/o empresas que solo se enfocan en un proceso y usan herramientas de desarrollo que cada uno mejor maneja, pero no dise\u00f1an los sistemas de una manera integral, esto impide que los sistemas se comuniquen con fluidez, \u00a0\u00a0las tablas de datos se repiten en cada sistema, no se sincronizan, en consecuencia cada usuario tiene que tener decenas de cuentas para ingresar a cada sistema.<\/p>\n

Tras la problem\u00e1tica mencionado anteriormente, \u00bfQu\u00e9 medidas se han tomado? <\/strong><\/p>\n

Con la nueva gesti\u00f3n del doctor Javier Franco Gonz\u00e1lez en la Facultad de ingenier\u00eda mec\u00e1nica se cre\u00f3 la oficina EARP (Planificaci\u00f3n de recursos acad\u00e9micos y empresariales), cuyo objetivo es administrar todos los recursos TIC, as\u00ed como tambi\u00e9n desarrollar la intranet EARPFIM con la intenci\u00f3n de realizar la transformaci\u00f3n digital de la FIM.<\/p><\/blockquote>\n

Cu\u00e9ntenos un poco m\u00e1s sobre la oficina EARP<\/strong><\/p>\n

Tiene como objetivo desarrollar y realizar el mantenimiento del sistema integrado EARPFIM, as\u00ed como tambi\u00e9n est\u00e1 encargado de administrar todos los recursos inform\u00e1ticos como el manejo del Aula Virtual FIM, manejo de la nube, cuentas de videoconferencia, p\u00e1gina web entre otros. Con respecto al nombre fue inspirado en la denominaci\u00f3n ERP que hace referencia a sistemas integrales que usan las empresas pero que actualmente se han extendido tambi\u00e9n a la parte educativa, integrando muchos procesos, en nuestro caso hemos adoptado la misma definici\u00f3n, pero le agregamos una \u201cA\u201d de \u201cAcad\u00e9mico\u201d por el fin principal de la universidad que es formar acad\u00e9micamente a los estudiantes. Contamos con un equipo de trabajo muy s\u00f3lido y joven, multidisciplinario como especialistas en manejo de Aula virtual, programadores y comunicaci\u00f3n gr\u00e1fica, los cuales no solamente desarrollan programas, sino que tambi\u00e9n se encargan de que los m\u00f3dulos sean utilizables, por ello, este equipo tambi\u00e9n brinda un acompa\u00f1amiento personalizado para todos los docentes que lo requieran a trav\u00e9s de una llamada y\/o asistencia remota, as\u00ed mismo se han desarrollado varias decenas de manuales para el manejo de los m\u00f3dulos.<\/p>\n

\"\"
Ing. M\u00e1ximo Obregon junto al equipo encargado de la transformaci\u00f3n digital en la FIM<\/figcaption><\/figure>\n

\u00bfHubo trabas en el proceso?<\/strong><\/p>\n

Si, hubo trabas al inicio como las burocr\u00e1ticas, falta de acceso a la informaci\u00f3n administrada por la central y sobre todo la falta del cambio de pensamiento en la manera como se debe manejar los procesos dentro del contexto de la transformaci\u00f3n digital, entonces no es nada f\u00e1cil superar estas trabas. Pero, gracias a la\u00a0 gesti\u00f3n del decano, qui\u00e9n nos brind\u00f3 todo su apoyo y quien plante\u00f3 que esta transformaci\u00f3n digital ten\u00eda que ser gradual, lo que se hizo desde un inicio es formar una estructura base s\u00f3lida,\u00a0 robusta y sostenible, estas caracter\u00edsticas ha permitido que los m\u00f3dulos sean escalables y actualizables, adem\u00e1s esta estructura permite que sigamos agregando m\u00e1s m\u00f3dulos en diferentes l\u00edneas como por ejemplo, la matr\u00edcula y el proceso de casos especiales \u00a0las cuales se han desarrollado en coordinaci\u00f3n con los programadores de la OERAAE, actualmente todos los procesos que no dependen o tienen poca dependencia de la central se han sistematizado sin mayor problema, pero aun tenemos pendiente la sistematizaci\u00f3n de esos proceso que dependen \u00a0mucho de la central.<\/p>\n

Nos acaba de mencionar sobre unos m\u00f3dulos, expl\u00edquenos un poco en qu\u00e9 consiste estos <\/strong><\/p>\n

Esto es algo que nos ha diferenciado porque los sistemas que existen en el medio se orientan a ciertas l\u00edneas como acad\u00e9mica, log\u00edstica, econ\u00f3mica, asistencia, control de documentos, pero de forma aislada y desarrolladas con diferentes tecnolog\u00edas. En nuestro caso, tenemos un sistema centralizado de desarrollo propio, utilizando lenguajes de programaci\u00f3n est\u00e1ndar y com\u00fan, con una estructura robusta, capaz de contener todos los m\u00f3dulos de cualquier proceso, ubicado en una nube flexible lo cual nos permite brindar los servicios incluso cuando el campus de la universidad tiene corte de fluido el\u00e9ctrico y\/o de internet. En esta plataforma de desarrollo, hemos ido agregando los m\u00f3dulos de acuerdo a las necesidades de la facultad y dando la prioridad de acuerdo a la usabilidad y a la viabilidad, los m\u00f3dulos que tenemos son diversos y es toda una historia cada uno de ellos, por ejemplo, cuando se empez\u00f3 uno de los primeros m\u00f3dulos que se desarroll\u00f3, fue pensado para los estudiantes con el tema de formar un \u201cbanco de ex\u00e1menes\u201d que luego se cambi\u00f3 de nombre a \u201cCentro de Informaci\u00f3n\u201d. Vimos que los alumnos a la hora de estudiar siempre buscaban sus pr\u00e1cticas y se iban a los servicios de fotocopiado de la facultad, pero para ellos era toda una inversi\u00f3n econ\u00f3mica. Identificamos esta problem\u00e1tica y decidimos llevar todo este proceso a la digitalizaci\u00f3n, en este caso se crearon los m\u00f3dulos para que los docentes suban sus pr\u00e1cticas y solucionarios, como tambi\u00e9n m\u00f3dulos para que el personal de los departamentos acad\u00e9micos pueda verificar que los docentes est\u00e9n subiendo sus ex\u00e1menes, del mismo modo para que en el \u00e1rea de estad\u00edstica puedan subir los ex\u00e1menes de los docentes que no pudieron hacerlo; hasta ah\u00ed llegamos. Se iba a colocar m\u00f3dulos para los alumnos, pero se corr\u00eda el riesgo de que por la cantidad de estudiantes puedan subir informaci\u00f3n indebida. Actualmente estamos organizando la actualizaci\u00f3n de la informaci\u00f3n con el Centro de estudiantes, as\u00ed como tambi\u00e9n estamos gestionando acciones que permitan que tambi\u00e9n los docentes puedan subir sus pr\u00e1cticas y ex\u00e1menes.<\/p>\n

Respecto a la cantidad, \u00bfQu\u00e9 oficinas hasta el momento est\u00e1n involucradas en el plan para la transformaci\u00f3n digital? <\/strong><\/p>\n

Nuestro sistema ha sido organizado bajo una matriz de dos entradas, por un lado, los m\u00f3dulos que son casi 30 hasta el momento, y por otro lado tenemos los roles, que vienen a ser los alumnos, los docentes, directores de departamentos, etc. Se le asigna un grupo de m\u00f3dulos para cada rol de acuerdo a sus necesidades. Bajo esta explicaci\u00f3n previa, no todos los m\u00f3dulos atienden a todas las oficinas, pero s\u00ed parcialmente a muchas de ellas, por lo menos estimar\u00eda un promedio de 15 oficinas que ya est\u00e1n usando nuestros m\u00f3dulos y en cada una hay varios usuarios como las secretarias y jefes. Tenemos m\u00f3dulos que nos ha tomado varios meses en desarrollarlo y otros solo semanas. Podemos mencionar algunos, como el modulo del Centro de Informaci\u00f3n, Tutor\u00eda FIM, Certificaci\u00f3n digital con c\u00f3digo QR, Asistencia docente, Asistencia alumnos, recuperaci\u00f3n de clase, mensajer\u00eda, matr\u00edcula, generador de horarios, casos especiales, foros, comisi\u00f3n de horarios, correcci\u00f3n de notas, entrega de actas, atenci\u00f3n de reclamos, reclamo de reclamo, acceso directo al aula virtual, horario de clases tanto para docentes como alumnos, lista de alumnos en diferentes formatos, ficha de datos, avance curricular, prueba de entrada ABET, encuesta egresado seg\u00fan formato ABET, \u00a0entre otros.<\/p>\n

\u00bfC\u00f3mo<\/b>\u00a0ha impactado la EARP en la matr\u00edcula? <\/strong><\/p>\n

Hay procesos que son netamente independientes pero hay otros procesos que son muy dependientes a la administraci\u00f3n central de la universidad, c\u00f3mo es el caso de la matr\u00edcula que tiene una serie de reglamentaciones que incluso le da facultades para que solamente la central lo hagan; entonces nosotros no pod\u00edamos hacer el m\u00f3dulo dentro del intranet, sin embargo por las constantes quejas por parte de los estudiantes en el proceso de matr\u00edcula, el consejo directivo de la FIM decidi\u00f3 que la matr\u00edcula del 2021-2 se realice desde la FIM, es por ello que con esta decisi\u00f3n se encarg\u00f3 a la OERAAE que desarrollen el m\u00f3dulo para la matr\u00edcula y se hizo, pero debemos tener en cuenta que los m\u00f3dulos no son m\u00e1gicos, estos tienen que pasar por un proceso de mejora continua. El rendimiento del proceso de matr\u00edcula por ser la primera vez ha sido bastante \u00f3ptima, los problemas se han reducido ligeramente respecto a lo que se hac\u00eda en ORCE, pero para m\u00ed es bastante, porque en realidad ya tenemos un m\u00f3dulo en la intranet, con el que podemos hacer la matr\u00edcula en la facultad y cuanto mas lo usemos, esta ser\u00e1 mejorada en cada uso, todos nuestros m\u00f3dulos tienen esta caracter\u00edstica que siempre est\u00e1n sometidas a mejora continua.<\/p>\n

\"\"
Portal de acceso a la EARP de la Facultad de Ingenier\u00eda Mec\u00e1nica<\/figcaption><\/figure>\n

\u00bfA qu\u00e9 tipo de beneficios va a acceder el estudiante con la transformaci\u00f3n digital? <\/strong><\/p>\n

El alumno puede entrar y ver sus cursos matriculados, tiene un acceso directo al aula virtual, tambi\u00e9n disponen de un chat de conversaci\u00f3n con los compa\u00f1eros de su clase como un WhatsApp pero dentro del sistema. En el \u00e1rea de estad\u00edstica se ha implementado muchos servicios, por ejemplo, las fichas acad\u00e9micas, fichas de depurado notas, avance curricular, orden de m\u00e9rito y ahora tambi\u00e9n las fichas de asistencia. En el \u00e1rea de tutor\u00eda se ha activado el m\u00f3dulo de \u201ctutor\u00eda\u201d, donde el estudiante puede ver qui\u00e9n es su tutor y acceder a su informaci\u00f3n y puede validar el reporte del docente a trav\u00e9s de una firma digital. Tambi\u00e9n est\u00e1 el m\u00f3dulo de centro de informaci\u00f3n, as\u00ed como el acceso a la biblioteca virtual de la Universidad donde pueden acceder a los libros que la biblioteca central dispone.<\/p>\n

 <\/p>\n

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\u00bfCu\u00e1l ser\u00eda su meta respecto a la transformaci\u00f3n digital?<\/strong><\/p>\n

Mi sue\u00f1o es que el 100% de todos los procesos sean sistematizados, que con un solo clic se hagan todos los procesos. Que tanto docentes, estudiantes y personal administrativo, no perdamos tiempo en realizar tr\u00e1mites burocr\u00e1ticos donde incluso requieran de nuestra presencialidad, que lo \u00fanico que hace es restar nuestro valioso tiempo que muy bien lo podemos emplear en otras cosas productivas o de descanso. S\u00e9 que es un poco dif\u00edcil, pero no imposible.\u00a0 Por ejemplo el proceso de prueba de entrada, era un proceso que restaba mucho tiempo al docente, porque primero ten\u00eda que elaborar las pregunta, luego tenia que gestionar la impresi\u00f3n y utilizar un tiempo para realizar la prueba, otro tiempo para calificarlas y si al profesor le tocaba un aula de 60 alumnos, imagina el tiempo que le tomar\u00eda,\u00a0 luego ten\u00eda que elaborar un informe calculando cuadros estad\u00edsticos en porcentajes,\u00a0 adem\u00e1s, todo este proceso lo \u00a0ten\u00eda que hacer por especialidad, lo cual significa que el docente ten\u00eda que identificar en su aula que alumnos eran de que especialidad y finalmente tomarse otro tiempo para organizar toda esta informaci\u00f3n adjuntado evidencias de la nota m\u00e1s alta y m\u00e1s baja y enviar por correo a la oficina de acreditaci\u00f3n, porque hacer tantos procesos manuales si todo ello se pod\u00eda sistematizar aun solo clic y as\u00ed se hizo, actualmente a trav\u00e9s del m\u00f3dulo de prueba de entrada, el docente solo tiene que elaborar las preguntas con la soluci\u00f3n respectiva y programar en el sistema la fecha y hora, y el resto de procesos lo hace el sistema autom\u00e1ticamente hasta el env\u00edo del informe autom\u00e1tico a la oficina de acreditaci\u00f3n. \u00a0Este m\u00f3dulo tiene much\u00edsimas opciones como el manejo de banco de preguntas que permite reutilizar la informaci\u00f3n de un ciclo a otro, facilitando a\u00fan m\u00e1s este proceso.<\/p>\n

Otro m\u00f3dulo que se desarroll\u00f3 y lo tenemos \u00a0desde el inicio de la pandemia es la certificaci\u00f3n digital, la cual se ha ido mejorando a trav\u00e9s del m\u00e9todo de la mejora continua, este m\u00f3dulo simplifica tremendamente los tiempos de procesamiento de los certificados que la facultad emite por los diversos eventos y cursos de extensi\u00f3n que se dan en la FIM, antiguamente las jefaturas ten\u00edan que firmar cientos de certificados, provocando que todo el proceso sea muy lento, tomando semanas para la elaboraci\u00f3n y firmados de cada uno de los firmantes en el cart\u00f3n, incluyendo la firma del decano, ahora todo ese proceso se hace con un solo clic,\u00a0 es 100% digital, usando el m\u00e9todo de validaci\u00f3n por c\u00f3digo QR, las personas que son certificados obtienen su certificado en un link y en consecuencia lo reciben donde quieran que est\u00e9n, incluso en el extranjero y en cualquier dispositivo, incluso en su celular, ya que el m\u00f3dulo puede enviar autom\u00e1ticamente a la cuenta de correo de la persona que obtiene el certificado.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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